Salon BtoB & rencontres entre entreprises – Business Case : Relancer le salon des rencontres btob après la période covid.

Contexte client : Le client est une organisation publique qui s’occupe de l’organisation d’un salon btob permettant la rencontre des entreprises du territoire

Chaque année, notre client (organisation publique) organise des rencontres industrielles à Auxerre. 2021 est une année spéciale puisque ce sera le premier salon post-Covid de la région. 

Le contexte était donc incertain, difficile à appréhender et notre temps limité, puisque nous avions 4 mois seulement pour remplir au maximum les objectifs fixés avec l’équipe client.

Le premier objectif était d’acquérir de nouveaux exposants et de valider leur inscription au salon.

Le second objectif était d’attirer le maximum de visiteurs qualifiés sur le salon.

L’équipe client menait déjà des actions d’emailing en interne couplées à du phoning sur les fichiers existants et sur des fichiers prospects froids. 

À vos marques, prêt, prospectez !

OBJECTIFS de l’accompagnement

• Inscription de nouveaux exposants
• Inscription d’un volume qualifié de visiteurs

STRATÉGIE d’attraction des exposants BtoB et des visiteurs qualifiés

1-Mise en place des prérequis et clarification de tout le processus de prospection et d’activation commerciale

À partir du moment où notre client valide son envie d’accompagnement et notre proposition commerciale, le premier rendez-vous a pour objectif d’attaquer directement le volet prérequis et modélisation du processus de prospection et d’activation commerciale post-prospection, afin de préparer toutes les ressources et d’être prêt pour signer les affaires acquises par la prospection.

Nous avons donc défini le rôle de chaque acteur : 

-Equipe de prospection : AKIDEL -> Nous mettons en place stratégiquement et opérationnellement les campagnes de prospection et la diffusion de l’emailing afin de créer une interaction positive avec les prospects cibles (réponse positive, redirection, visite du site internet, clic sur le dossier d’inscription…)

-Interlocuteur client : Cheffe de projet client -> Elle donne la direction globale de la collaboration. Elle valide et cofinalise avec l’équipe AKIDEL les éléments de campagne avant diffusion. Elle se charge de transmettre les résultats à l’équipe “suivi phoning”. Elle se charge de suivre les objectifs, de recadrer, d’apporter de nouvelles idées et de valider tous les livrables AKIDEL (fichiers prospects, analyse et restitution de la campagne, corps de mail principaux et relances…)

-Équipe de suivi commercial : Équipe client -> Elle se charge d’appeler au téléphone (ou de répondre par mail) tous les prospects intéressants ayant interagi avec la phase emailing afin de les signer et de finaliser la dernière action du processus commercial.

Ensuite, nous avons mis en place les prérequis nécessaires pour prospecter et optimiser les résultats de conversion :

-Installation du tracking sur le site internet du salon afin de tracker le parcours exact des prospects et d’utiliser cette data pour améliorer l’emailing et le suivi commercial ;

-Messageries de prospection SMTP et warmup : création de plusieurs messageries de prospection SMTP afin d’optimiser la délivrabilité de la campagne tout en ayant des volumes d’envois quotidiens intéressants.

-Récupération des listes d’exclusion à utiliser comme base repoussoir lors de la diffusion des emailings (anciens exposants, exposants déjà inscrits, collaborateurs du client…)

Cette phase se conclut par la création d’un espace client sur la plateforme AKIDEL ainsi que la formation de l’équipe client sur le volet commercial de la plateforme : PRM (Prospect Relationship Management) – Suivi des résultats de la prospection.

Les fondations sont prêtes, nous pouvons passer à l’étape 2.

2-Collecte des informations et mise en place des arguments nécessaires

Après la première étape, différents rendez-vous ont été réalisés avec l’équipe client afin de collecter les informations nécessaires pour la mise en place de la campagne.

S’ensuivront d’autres rendez-vous de validation et de cofinalisation de toutes les ressources emailing.

Les éléments validés avec le client sont :

-Les fichiers de prospection emailing : envoi d’échantillon, mise à disposition des listes afin qu’elles soient filtrées minutieusement par l’équipe client ;

-Les corps de mail principaux et de relance de tous les scénarios de prospection ;

-Les modalités de diffusion : date, heure, fréquence de relance, date d’arrêt de campagne ;

-La vérification des bases repoussoir (point 1) ;

-La vérification des prérequis (point 1).

3-Diffusion de la première campagne, juillet 2021

La première campagne a été diffusée sur le mois de juillet 2021. 

Elle a été très enrichissante puisque nous avons réalisé énormément de tests sur cette première campagne afin de nous assurer pour les prochaines campagnes d’avoir :

-La bonne cible ;

-Le bon ciblage ;

-Les bons arguments ;

-Les bonnes formulations : concises, percutantes et qui font passer à l’action ou à l’interaction ;

-Les bons objets de mails ;

-Les bons appels à l’action.

Nous n’avons pas eu beaucoup d’inscriptions lors de cette première campagne, mais nous savions exactement ce qu’il fallait faire ou pas pour la suite.

4-Analyse, apprentissage, conclusion, itération

La seconde campagne a été diffusée dès la troisième semaine du mois d’août.

Nous avons capitalisé sur tous les apprentissages de la première campagne.

Les résultats ont été très satisfaisants.

Mais on se rendait déjà compte qu’on était limités par rapport à tout le travail à réaliser lors de la phase d’activation commerciale, puisqu’en plus d’avoir des répondeurs positifs, nous avions énormément de cliqueurs très qualifiés, c’est-à-dire des prospects ayant reçu notre emailing, à la suite de cela ils avaient cliqué sur la page d’inscription pour télécharger le dossier exposant.

À partir de là, nous n’avions plus de suivi, et l’équipe client n’arrivait pas à absorber tout cet aspect d’activation marketing et commerciale puisqu’elle était également occupée à répondre aux exposants inscrits, à organiser les premières réunions, etc.

Ce qui nous mène au point bonus ci-dessous.

5-Bonus – Phoning

Dès la seconde campagne au mois d’août, nous avons réussi à amplifier tous les résultats réalisés précédemment :

Juillet 2021 -> 225 leads actifs

Août 2021 -> 435 leads actifs

Septembre 2021 -> 518 leads actifs

Octobre 2021 -> 884 leads actifs

*Un lead actif est un prospect ayant interagi avec un emailing ou un message sur LinkedIn. Un lead actif peut être un ouvreur, un cliqueur ou un répondeur.

Ce qui a poussé notre client à faire appel “en urgence” à notre brique supplémentaire “Phoning post prospection” dès le mois de septembre, afin de venir en renfort de l’équipe client sur le suivi des inscriptions exposants et visiteurs.

Nous avons donc fait appel à notre partenaire spécialisé sur le sujet, qui a pu mener ce second volet efficacement, puisque le suivi se faisait sur l’espace client de notre plateforme AKIDEL, le phoning a été enclenché très rapidement dans la foulée, sans friction aucune, en connectant notre partenaire directement à l’espace client.

6-Salon btob 2023 ?

Nous avons profité des 4 mois de collaboration afin d’ancrer des éléments marketing très importants pour nous comme pour l’équipe client :

*Tout le travail réalisé en amont sur le volet ciblage a été sauvegardé et consolidé : les fichiers générés, le nettoyage des bases à la suite de la prospection, les critères de ciblage définis…

*Nous savons désormais quelle approche emailing est la plus pertinente pour les salons btob : le nombre et la fréquence des relances, les arguments à inclure, le style de rédaction. 

*Le travail mené lors de la phase de qualification et de suivi commercial post-prospection nous a déjà permis, en 2021, de statuer sur plus d’une dizaine de prospects sur leur intérêt pour le salon btob 2023. 

Tout cela nous permet, à l’équipe client comme à nous, d’avoir une performance consolidée dans le temps et un coup d’avance sur les prochaines éditions et les différents acteurs de ce domaine.

Conclusion ?

Comme nous l’avons vu dans ce business case, il faut toujours dérouler sa stratégie et son itération quels que soient l’objectif et l’urgence.

En faisant cela, nous arrivons à maîtriser la situation dans la durée, et surtout à la faire évoluer (nous avons réalisé un facteur 4 entre les résultats de la campagne de juillet et celle d’octobre).

Il est aussi important de savoir quand temporiser sa prospection : du 14 juillet au 15 août, on peut prospecter, mais il faut avoir en tête que c’est la période la plus creuse de l’année en France, et donc savoir adapter ses objectifs et son approche.

PERFORMANCES & Résultats

• Acquisition +30 exposants sur 4 mois ;

• Acquisition +900 visiteurs sur la durée totale du salon ;

• Rayonnement du salon via le digital sur toutes les entreprises ciblées de la région (+3000 prospects atteints).

Témoignage final du client

Conseillère Industrie – Responsable salon BtoB

“Quel « talent », cette équipe ! Je recommande à 200 % ! ✅ Un outil de suivi ergonomique, facile à utiliser, ✅ Une équipe réactive et efficace, ✅ Un service sur mesure qui génère des leads et qui permet de développer son activité ! Bravo !!! Merci à tous d’avoir été à nos côtés pour l’organisation des XXX”

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L’objectif est de le rendre visible à un plus grand nombre de personnes.

Si vous avez des questions ou vous voulez approfondir un point, nous pouvons échanger via LinkedIn ou par mail à contact@akidel.io

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